Как правильно выбрать информационную систему от 1С

Как правильно выбрать информационную систему

Количество различных версий программных продуктов фирмы "1С" растет с каждым днем. Как разобраться в этом многообразии?

Что определяет выбор?

В первую очередь - это обЪем обрабатываемой информации.

Оценить обЪем информации можно исходя из различных факторов, например, сколько у фирмы реально работающих счетов в банках, какова номенклатура и документооборот склада, какая требуется аналитика затратных и реализационных статей.

Не менее важным вопросом является структура подразделений. Какое подразделение занимается вводом оперативной информации? Вводится ли вся информация в бухгалтерии или большинство документов выписывается на складе, в торговом зале, в бэк-офисе?

Выбор сетевого или локального варианта программы определяется количеством компьютерных рабочих мест.

1С:Платежные документы

Для фирм, применяющих упрощенную форму учета и отчетности, где подчас вообще нет бухгалтера и книгу учета доходов и расходов ведет сам руководитель, для автоматизации ввода первичных документов можно порекомендовать программу "1С:Платежные документы". Этот продукт позволяет создавать, редактировать, учитывать и выводить на печать все основные первичные документы. Кроме того, предусмотрена возможность проводить отбор документов по заданным критериям отбора (по временному интервалу, по контрагенту или сотруднику, по фирме, по видам документов).

1С:Бухгалтерия. Базовая версия

Кому в первую очередь можно предложить базовую версию? Очевидно фирмам, где с проблемой ввода документации справляется единственный бухгалтер. Небольшими такие фирмы названы чисто условно. Здесь речь идет не столько о размере фирмы, сколько об обЪеме документооборота. Рекомендованная Минфином России Типовая конфигурация, полностью устраивает такую фирму, - изменения не нужны. Более того, для многих фирм Типовая конфигурация содержит даже некоторую избыточность. В первую очередь это касается фирм, где всего один склад и один вид деятельности. Типовая конфигурация, таким образом, предлагает даже большую глубину аналитики, чем требуется на текущем этапе развития фирмы, т.е. программа не устареет с ростом фирмы. В Типовой конфигурации предусмотрена автоматизация ввода большинства первичных документов с реализацией интеллектуального алгоритма формирования проводок, что позволяет свести к минимуму "ручной" ввод операций. Наличие легко настраиваемых типовых операций, позволяет бухгалтеру самостоятельно автоматизировать ввод специфических операций, не предусмотренных документами Типовой конфигурации.

1С:Бухгалтерия. Стандартная версия

Стандартная версия - антикризисный продукт фирмы "1С". Цена на этот продукт ниже, чем на ПРОФ версию, однако при этом обеспечиваются практически все функции платформы . Ее можно порекомендовать почти всем фирмам с единственным бухгалтером, кроме совместных предприятий, для которых необходимо использование 2-х планов счетов - международного и российского. То, что данная версия "1С:Бухгалтерии " не поддерживает сложных проводок, скорее вопрос вкуса, чем необходимости бухгалтерского учета, т.к. любую сложную проводку можно представить как несколько простых.

1С:Бухгалтерия. ПРОФ версия

Для фирм с единственным бухгалтером, которым недостаточно функций, предоставляемых Стандартной версией, можно предложить версию ПРОФ. Здесь уже полностью представлены возможности платформы , включая поддержку нескольких планов счетов, для каждого из которых может быть установлен свой способ организации субсчетов и кода счета. Поддерживается механизм формирования сложных проводок.

Многомерная аналитика до пяти независимых разрезов, сохранение возможности многоуровневой аналитики, с уровнями вложенности до 10-ти - пожалуй это даже больше, чем может понадобиться даже очень крупной фирме. Современный интерфейс, мощные средства конфигурирования, построение диаграмм, контроль ссылочной целостности, гибкие средства связи с другими программами - вот далеко не полный перечень возможностей программы.

Сетевые решения

При наличии нескольких компьютерных рабочих мест, можно вести речь о внедрении сетевых версий программ 1С:Предприятие. Следует отметить, что если организация ранее использовала однопользовательскую версию программы, то при покупке сетевой версии будет предоставлена значительная скидка.

Условно сетевые решения можно разделить на три большие группы.

• Системы начального уровня, включающие в себя от двух до пяти рабочих станций.
• Решения уровня отдела - до двадцати пяти расположенных в одном здании рабочих станций.
• Решения масштаба предприятия - наиболее "тяжелые" решения, включающие в себя как большое количество активно работающих пользователей, так и территориально удаленные филиалы.

Начальный уровень Системы начального уровня, как правило, создаются на базе одноранговых сетей Windows 95/98/NT. К преимуществам таких систем можно отнести простоту монтажа и обслуживания, а также их относительную дешевизну. Однако, простота и дешевизна на практике оборачивается недостаточно высокой производительностью и недостаточно высокой надежностью.

1c.iwarp.com/3comp.gif" alt="3comp.gif (3624 bytes)" WIDTH="300" HEIGHT="101">

Начальный уровень (решения)

Для систем начального уровня могут быть предложены:

• 1С:Бухгалтерия сетевая версия
• 1С:Торговля и Склад сетевая версия для 3х пользователей
• 1С:Зарплата и Кадры сетевая версия для 3х пользователей

Уровень отдела Системами уровня отдела могут быть сети, состоящие из компактно расположенных рабочих станций с выделенным файловым сервером. В отличие от одноранговых, сети с файловым сервером более надежны, более производительны и обеспечивают защиту от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.

1c.iwarp.com/net.gif" WIDTH="400" HEIGHT="118">

Уровень отдела (решения)

В качестве решений для таких систем могут быть предложены "полные" сетевые версии продуктов семейства 1С:Предприятие.

Уровень предприятия Решения масштаба предприятия - это наиболее сложные сетевые проекты, включающие в себя достаточно большое количество активно работающих территориально распределенных пользователей, сложные задачи учета. Как правило, в этом случае уже недостаточно одного файл-сервера и для нормальной работы системы требуется сервер баз данных и программа учета, работающая с таким сервером. Естественно, что и в этом случае, при переходе от сетевой версии к версии для SQL предоставляется значительная скидка.

Уровень предприятия (решения)

В семействе программ:1С:Предприятие существуют версии для этого сегмента рынка, работающие с сервером баз данных компании Microsoft - MS SQL Server. Версии для SQL имеются для всех компонент семейства программ 1С:Предприятие. Причем, если у организации-заказчика еще нет сервера баз данных, то ему можно предложить совместный продукт компаний 1С и Microsoft

1С+Microsoft Совместные решения 1С и Microsoft включают одну из компонент семейства 1С:Предприятие и MS SQL Server c лицензией на пять пользователей. Причем, в этом случае на комплект предоставляются значительные скидки. Дополнительные пользовательские лицензии могут быть также приобретены с о скидкой.

Выбор сетевого решения

Версии для SQL, безусловно, более производительны и надежны, однако, цена такого решения довольно высока. Как правильно определить, какая версия подходит более всего в конкретной ситуации?

Скорость работы SQL При выборе между файл серверной и SQL версиями следует учитывать, что файл серверная версия использует файлы формата DBF. Этот формат разрабатывался прежде всего для однопользовательских приложений. Поэтому, при одновременной работе более чем пяти пользователей с файлами этого формата начинает наблюдаться значительное замедление скорости реакции базы данных на действия пользователей. Этих недостатков лишены базы данных, разрабатывавшихся для обеспечения одновременной работы значительного количества пользователей.

Производительность 1С:Предприятия

Давайте попробуем разобраться, от чего зависит производительность программ 1С:Предприятие. Прежде всего, она зависит от производительности клиентской рабочей станции. Вторым, не менее важным моментом, является хорошая пропускная способность сети. Также, в значительной степени, скорость работы программы зависит от того, насколько хорошо написана конфигурация программы 1С:Предприятие. Однако, очень важным оказывается то, насколько правильно организована работа с базой 1С:Предприятия. Давайте рассмотрим последний пункт более подробно.

Организация работы с базой Как правило, пользователей программы можно разделить на две большие группы - оперативную и аналитическую. Оперативная группа занимается оформлением первичных документов, в то время как аналитики обрабатывают результаты деятельности фирмы. От того насколько быстро и оперативно оформляются первичные документы, порой зависит очень многое в работе фирмы. Вряд ли кому-нибудь из заказчиков может понравиться длительное стояние в очереди на оформление накладных. Поэтому, желательно максимально разгрузить сеть от действий пользователей, не связанных с оперативной работой.

Однако, работа аналитиков тоже важна для правильной оценки работы компании и принятия стратегических решений руководством фирмы. При этом, получение отчетов - очень "тяжелая" операция, вызывающая мощный сетевой трафик, что, как правило, вызывает замедление работы оперативной группы. Для того чтобы разрешить данное противоречие, может быть использован такой прием: каждый член аналитической группы получает на свой локальный диск копию базы за вчерашний день. Получение отчетов в такой базе не приводит к увеличению сетевого трафика, соответственно, это не вызывает замедления работы оперативной группы.

Переход на SQL

Однако, существуют такие условия, при которых организационные меры не могут увеличить быстродействие файл серверной версии. В этом случае необходим переход на версию для SQL.

Вот наиболее очевидные условия такого перехода:

• Оперативная группа больше 5 человек
• Аналитической группе нужны очень оперативные отчеты
• Невозможно увеличить производительность загруженной сети

Варианты установки Существует несколько вариантов установки сервера баз данных. Один из них состоит в установке соответствующего программного обеспечения на компьютер, являющийся файл-сервером. В этом случае можно добиться экономии средств за счет аппаратного обеспечения. Однако, есть и оборотная сторона медали. Дело в том, что сервер баз данных - программа, достаточно требовательная к аппаратным ресурсам. Следовательно, файловые операции, обслуживанием которых занимался файл-сервер, будут выполняться значительно медленнее. С другой стороны, работа сервера над файловыми запросами отрицательно скажется на обработке запросов к базе данных.

Альтернативой предыдущему способу является установка сервера баз данных на отдельный компьютер. Именно такой вариант рекомендует компания Microsoft - разработчик MS SQL Server.

В этом случае решение оказывается более дорогим, однако только такой вариант позволяет в полной мере раскрыться возможностям 1С:Предприятия для SQL.

SQL или файл-серверная версия?

Из всего вышесказанного можно сделать выводы:

• Проблемы производительности решаются не только за счет SQL.
• Переход на SQL при плохой аппаратной базе не приведет к увеличению производительности.
• Хорошо написанная конфигурация - основа производительности систем на базе 1С:Предприятия

Выбор информационного решения

Если для автоматизации учета используется несколько компонент системы "1С:Предприятие" возможны разные варианты решений. Один из вариантов предусматривает независимое использование компонент с периодической выгрузкой данных. Второй вариант - использование обЪединенных конфигураций.

Сочетания компонент В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда первичная документация вводится в "1С-Торговля и Склад", а в бухгалтерии нужен только суммовой учет. Автоматизация оперативного отдела ведется в программе "1С:Торговля и Склад" - сетевой вариант программы, выгрузка данных производится в локальную программу "1С-Бухгалтерия". Это более дешевое решение, однако между выгрузками данных информация в базе данных не актуальна. Аналитические возможности "1С:Бухгалтерии" не используются или используются слабо.

ОбЪединенные конфигурации Для решения этих проблем предлагается использование обЪединенных конфигураций: "1С:Торговля+Склад+Бухгалтерия", "1С:Бухгалтерия+Торговля+Склад+ Зарплата+Кадры" или "1С:Бухгалтерия+Зарплата+Кадры". Их применение позволяет комплексно использовать возможности установленных компонент. Главное преимущество состоит в том, что используются общие обЪекты справочно-аналитической информации. Кроме того, немаловажным фактором является оперативность информации.

Проблема территориально удаленных подразделений В случае, если организация имеет один или несколько удаленных филиалов, для нормального учета их работы требуется синхронизация данных между ними и центральным офисом. Решить эту задачу можно при помощи компоненты "1С-Предприятие: Управление Распределенными базами данных". При этом пользователь может сам определить, какие справочники и документы подлежат синхронизации. Обмен данными может происходить как при помощи дискет, так и при помощи электронной почты.

При необходимости, можно наладить более оперативную работу с филиалами. Для этого может быть использован WinNT Terminal Server . Основные преимущества при использовании этого продукта таковы:

• Удаленные филиалы можно подключить ON LINE по медленным коммутируемым каналам используя недорогие модемы.
• Для работы с программами семейства 1С:Предприятие могут использоваться <слабые> по современным меркам компьютеры с 16-разрядными операционными системами (MS DOS, Windows for Workgroups).
• В случае разрыва соединения сессия работы с программой может быть восстановлен без потери данных. При повторном соединении с тем же паролем система откроет сессию в том самом месте, на котором она была прервана.

Однако, наряду с этим, имеется ряд недостатков:

• Очень высокие требования к аппаратной части сервера. Ввиду того, что все вычисления производятся на сервере, он должен быть очень мощным (и дорогим)
• Значительный обЪем памяти: 32 Mb - ядро операционной системы + 16..32 Mb на каждого пользователя.
• Процессор не ниже Pentium II.
• Нежелательно использование других служб, например PDC, BDC, SQL Server. Также крайне нежелательно использование его в качестве файлового сервера или сервера печати.
• Кроме того, при необходимости печатать документы на принтере, подключенном к терминальной станции в удаленном филиале могут возникнуть проблемы. Дело в том, что задания на печать в современных прикладных программах имеют довольно большой обЪем. При этом, задание будет сформировано на сервере, а затем передано на удаленный принтер по медленным каналам связи.

Таким образом, использование ON LINE технологий на базе MS Windows NT Server Terminal Server Edition может быть оправдано при использовании его в качестве дополнительного сервера в дополнение к файловому серверу и/или серверу БД. Заключение В заключение хотелось бы еще раз подчеркнуть: 1С:Предприятие - продукт, который может быть внедрен практически в любой организации, адаптирован к любому виду деятельности.